TENEZテネス｜RPAの導入・運用の八つの注意ポイント！！

最近、デジタルレイバー(仮想知的労働者)と呼ばれるソフトウェアロボット技術を用いて業務の自動化による生産性の向上や人工時間の削減に注目が集まっています。しかし、RPAは万能なツールではないため、導入・運用するときにはよく注意しなければなりません。特定の条件においてRPAを活用できます。重複的、定期的、安定的、変更可能なプロセスに適用します。

では、RPAを活用するときにはどのような点に注意すれば良いのでしょうか。下記のはつポイントを注意してください。

注意ポイント1：RPA選定条件

システムを導入する前に、自社の業務の見直しを行う必要があります。例えば、毎週・毎月行うような定型業務を洗い出したり、残業が多い部署を分析したりなどです。また、自動化する業務を明確にするだけでなく、その業務がRPAで対応できるかどうかを確認することも必要でしょう。

システム的に自社環境で使用できるRPAか？

サーバー型かデスクトップ型か？

誰もが使いやすいインターフェースか？

自社の開発・保守体制に適しているか？

ライセンス体系は明快で経済的か？

注意ポイント２：ルール・規則が明確

もし、ビジネスプロセスは明確な規則がなくて、人の介入が必要である場合に、RPAを活用できません。

RPAロボットは生まれたばかりの赤ちゃんのような人です。「母親」は「赤ちゃん」に歩き方、着く方、読み方を教えさせる必要があります。RPAも一般的なシステムになるため、小さなエラーや誤作動、システム障害が発生する可能性もゼロではありません。また、RPAツールに指示している内容に誤りがあっても、そのまま処理を続けてしまうため、ミスが大量発生する可能性もあります。

基本的にRPAツールが起こす不具合や誤作動の割合は人間が行うミスと比較すると少ないですが、全くないわけではないため注意が必要です。また、企業にとって重要な業務を自動化している場合、システム障害が発生すると業務がストップしてしまいます。このように重要度が高い業務が止まると損害が発生するケースもあるため、よく注意しなければなりません。

注意ポイント３：安定な運行環境、ビジネスプロセス

RPAで操作する対象は、さまざまなソフトウェア、クライアント又はブラウザー（Webサイト）等です。 一旦、ユーザーインターフェイスが頻繁に変更されると、プロセスも変更されます。そのせいで、プロセスのメンテナンスコストが増えます。だから、ビジネスプロセスが頻繁に変更される場合には、RPAを実装して活用できません。

注意ポイント4：大量の繰り返しの業務に向けて

ビジネスプロセスを開発中には、ある程度の時間と開発コストを費やす必要だからです。 プロセスが1回限り使う場合に、または使用頻度が非常に少ない場合に、自動化は必要ありません。 逆に、このプロセスが非常に重復的で、多くの人工コストを費やす場合に、 RPAでタスクを実行することの利点は顕著になります。

注意ポイント５：業務部門、IT部門との連携

RPAが自動化できる業務は、繰り返し行われる定型業務やシステムへのデータの転記・入力など、主にパソコン上で行うオペレーション業務です。こうした業務はわかりやすく、また標準化されていることも多いため、RPAに作業手順を実装しやすく、自動化によって高い工数削減効果を発揮します。

最も起きやすい問題が「ITコンプライアンス違反」です。RPA導入が業務部門のみで先行してしまうと、セキュリティ問題が発生しやすく、結果としてITコンプライアンス違反にいたることがあります。そのため、業務部門とIT部門は導入段階から連携し、いっしょになって適切な導入を目指すことが大切です。もちろんIT部門だけでRPA導入を進めることも失敗原因の一つなので、必ず部門間で連携を取りましょう。

注意ポイント６：RPAのメンテナンス管理期間・コスト

RPAを活用するときは、有効稼働率が下がったときのために、知識と技術を持ったメンテナンス担当者が必要です。自社で開発したRPAでも担当者の人件費分のランニングコストが発生します。また、RPAツールで自動化する業務が増えると管理業務が煩雑になり、有効な処理をするRPAが少なくなる可能性があるため注意が必要です。

注意ポイント７：発生しやすい「BUG」

1.データ不一致

各ロボットが運行する時に、データを出します。データ分析のために、毎データを記録する必要があります。

2.ラー発生原因を見つけることが難しい

ロボットはさまざまなGUIインターフェイスに基づいて運行するため、問題を発生した時に、エラー情報を報告しなければ、エラーが発生した根本の原因を発見（はっけん〇）しにくい、問題の解決がしづらいです。

3.重要なデータを収集できず

顧客は毎プロセスの中で最も懸念されるデータを一目で確認できません。例えば、ロボットの成功率、失敗率、プロセスの処理回数などです。

4.ロボットの状態を監視できず

顧客は、ロボットが稼働しているかどうか、及び最新の運行状況を即座に確認できません。

注意ポイント8：導入後の運用体制

導入を検討する場合には、導入後の運用体制についても吟味しておく必要があります。自動化による効率化ができるソフトウェアではあっても、RPAの導入コストだけではなく、RPAの管理を行う人員が必要です。導入コストと管理・運用コストに対して、RPA導入による効率化で生じる利益が上回っているかを確認します。導入コストや運用コストがカットされた諸経費よりも高ければ、導入する意味がなくなってしまいます。

まとめ

RPAツールのことだけでなく、自社の運用状況も同時に把握することが求められます。また、導入後の運用体制まで整えることも一番大切です。導入前に、ちゃんと検討したほうがいいい。上手く運用するポイントを押さえ、自社に最適なRPAを導入し、効果的に運用しましょう。